Oferta: cum o faci, o trimiți și o transformi în factură

Articole din „Oferte”

Oferta este o propunere de preț pentru un client. Nu este factură și nu se încasează: nu se trimite la ANAF, nu intră în rapoartele de vânzări și nu apare în „Facturat” de pe Panoul de control. Dacă clientul o acceptă, o transformi într-o factură care are exact aceleași produse, prețuri și TVA.

Oferte: lista, cu starea fiecăreia (Emisă, Expirată, Ciornă).

Cum faci o ofertă

Din meniu alegi Oferte, apoi Ofertă nouă (sau + din bara de sus → Ofertă nouă).
Alegi clientul, data și Valabilă până la: ultima zi în care prețul din ofertă rămâne valabil.
Adaugi produsele, ca la factură: cantitate, unitate, preț și TVA. Poți alege fără TVA sau TVA inclus pe fiecare rând (vezi Prețuri cu TVA și fără TVA) și o reducere. La o firmă neplătitoare de TVA nu apare nimic despre TVA (Regimul de TVA).
Salvează ca ciornă o păstrează fără număr, ca s-o termini mai târziu. Salvează și emite îi dă numărul (seria OF0001, OF0002…). Oferta nu pleacă automat: o trimiți tu pe email, cu PDF-ul atașat, din bara de unelte a ofertei (Trimite pe email; vezi Trimiterea pe email).

Ofertă nouă: același formular ca la factură, fără stare de plată și fără cod QR.

Totalurile ofertei le calculează aplicația pe server, nu browserul: ce vede clientul în PDF este mereu corect, chiar dacă ai schimbat prețuri în mai multe locuri.

Ce primește clientul

PDF-ul ofertei: titlul „Ofertă”, „Valabilă până la”, TVA pe rând și totaluri. Fără rânduri de plată.

Un email scurt, cu PDF-ul ofertei atașat și un link către pagina ofertei, unde o vede online și o acceptă sau o refuză cu un clic (Spațiul clientului).
PDF-ul se poate face în oricare dintre cele 10 șabloane (Șabloane de factură).

Starea unei oferte

Stare	Ce înseamnă
Ciornă	Nu are număr și nu a fost trimisă. O poți modifica sau șterge oricând.
Emisă	Are număr și a fost trimisă; este încă valabilă.
Expirată	A trecut data „Valabilă până la”. O poți totuși transforma în factură.
Transformată în factură	Clientul a acceptat-o și există factura. Oferta rămâne blocată, legată de factură.

Răspunsul clientului

Pagina ofertei după ce clientul a acceptat-o: mesajul verde și starea „Acceptată de client”.

Când clientul apasă Acceptă oferta sau Refuz, primești o notificare în aplicație și un email, iar starea ofertei devine Acceptată de client sau Refuzată de client.
Răspunsul se poate da o singură dată, doar cât oferta este valabilă și netransformată. După expirare, pagina arată „Oferta a fost valabilă până la…”.
Dacă a acceptat, pe pagina ofertei vezi mesajul „Poți s-o transformi în factură”.

Transformarea în factură

Pagina ofertei: Editează, Acțiuni → Transformă în factură.

Deschizi oferta și alegi Acțiuni → Transformă în factură.
Se creează o factură nouă, cu următorul număr din seria de facturi, cu aceleași produse, unități de măsură, prețuri, TVA și reducere. Pe factură apare notița „Factură emisă pe baza ofertei OF…”.
Pe pagina ofertei vezi legătura către factură, iar pe factură legătura înapoi la ofertă.

Se transformă doar o ofertă emisă (nu o ciornă) și o singură dată.
O ofertă transformată nu se mai modifică și nu se șterge. O ofertă netransformată se poate șterge oricând, indiferent de număr: spre deosebire de factură, nu lasă goluri fiscale.
O ofertă nu se poate încasa: banii se înregistrează pe factura făcută din ea.