Politica de confidențialitate

Versiunea v3.2, 29.10.2026 (v3.1: 29.10.2026; v3: 28.10.2026; v2: 22.10.2026). Schimbările importante îți sunt comunicate pe email.

1. Cine suntem

Pentru datele legate de lista de așteptare, contul tău de utilizator și comunicările noastre, operatorul este Codelines Web SRL, CUI RO34001183, cu sediul în Calea Turzii 162–168, Cluj-Napoca. Pentru orice întrebare despre datele tale ne poți scrie la [email protected]. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor, deoarece nu suntem obligați de lege.

Pentru datele pe care le introduci, le imporți sau le generezi în aplicația ProbaBill (clienții tăi, facturi, oferte, încasări, extrase bancare), Codelines Web SRL este persoană împuternicită, iar tu ești operator. Relația este reglementată de Acordul de prelucrare a datelor, parte din Termenii și condițiile.

2. Ce date colectăm, de ce și pe ce temei

• Lista de așteptare ProbaBill. Adresa de email (obligatorie) și, dacă vrei, tipul firmei, programul de facturare folosit acum și, pentru contabili, numărul de clienți. Scop: să-ți confirmăm adresa, să te anunțăm când se lansează ProbaBill, să-ți trimitem emailuri despre lansare și despre ProbaBill și să stabilim ordinea în care primesc acces cei înscriși. Temei: consimțământul tău (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR), dat prin înscriere și confirmat prin linkul din email.
• Dovada consimțământului. Păstrăm data și ora înscrierii și versiunea textului acceptat, ca să putem demonstra consimțământul (art. 7 alin. 1 GDPR).
• Sursa vizitei. Reținem, dacă există, de unde ai ajuns (de exemplu o invitație sau o campanie) ca să înțelegem ce canale funcționează. Temei: interesul nostru legitim (art. 6 alin. 1 lit. f).
• Protecție împotriva abuzurilor. Păstrăm o amprentă criptografică, ireversibilă, a adresei IP. Nu putem reconstitui adresa IP din ea. Temei: interesul legitim de a proteja formularul de roboți și abuzuri.
• Cererea de partener contabil. Numele, firma, emailul, telefonul și numărul aproximativ de firme din portofoliu, dacă le completezi pe pagina „ProbaBill pentru contabili”. Scop: să analizăm cererea și să-ți răspundem. Temei: măsuri la cererea ta înainte de o eventuală relație contractuală (art. 6 alin. 1 lit. b).
• Invitațiile trimise de parteneri. Când un contabil partener invită un client sau un coleg, folosim numele și adresa de email introduse de el doar ca să trimitem acea invitație și să-i arătăm contabilului dacă a fost folosită. Temei: interesul legitim al contabilului și al nostru de a transmite invitația (art. 6 alin. 1 lit. f). Destinatarul poate ignora mesajul sau poate cere ștergerea datelor la [email protected].
• Formularul de contact. Numele, emailul și mesajul tău, pentru a-ți răspunde. Temei: măsuri la cererea ta înainte de o eventuală relație contractuală și interesul legitim de a răspunde (art. 6 alin. 1 lit. b și f).
• Datele din aplicație. Când folosești aplicația cu cont activ: datele firmei tale, ale clienților tăi (denumire, CUI, adresă, email), facturile, ofertele, încasările, extrasele bancare pe care le încarci și datele utilizatorilor contului. Temei: executarea contractului de utilizare (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) și obligațiile legale privind documentele financiar-contabile (lit. c).
• Conectarea la ANAF. Dacă îți conectezi contul ANAF, folosim autentificarea OAuth oferită de ANAF și păstrăm tokenurile de acces criptat, cât timp conexiunea e activă. Trimitem date la ANAF doar când apeși tu acțiunea de trimitere; facturile importate din alte programe nu sunt retrimise. Poți deconecta oricând contul ANAF.
• Asistentul AI „Bill”. Dacă administratorul firmei tale îl pornește, întrebarea și datele relevante din contul firmei sunt trimise către API-ul Anthropic, PBC (SUA), care generează răspunsul. Bill doar citește datele. Este un transfer în afara Spațiului Economic European, realizat cu garanțiile prevăzute de GDPR (de exemplu clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene). Conform condițiilor comerciale și politicii publice ale Anthropic, datele trimise prin serviciul AI nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor și sunt șterse automat în cel mult 30 de zile, cu excepțiile cerute de lege sau de aplicarea politicii lor de utilizare. Dacă nu pornești Bill, nu se trimite nimic.
• Programul de parteneri contabili. Dacă dai acces unui contabil partener, acesta vede documentele doar în citire, doar cât timp accesul e activ; poți retrage accesul oricând, iar contabilul poate renunța. Dacă pornești arhiva lunară, îi trimitem pe email documentele emise de tine. Temei: consimțământul tău (art. 6 alin. 1 lit. a).
• Dacă ești clientul unei firme care folosește ProbaBill și vrei să-ți exerciți drepturile asupra datelor tale din facturile ei, adresează-te acelei firme, care este operatorul. Ne poți scrie și nouă la [email protected]; îți transmitem cererea sau te îndrumăm.

3. Invitațiile și ordinea în listă

După confirmare primești un link personal. Dacă o altă firmă se înscrie și confirmă prin linkul tău, reținem codul tău ca invitator, iar tu urci în listă cu 10 locuri pentru fiecare firmă confirmată. Tu vezi doar numărul firmelor aduse, nu datele lor. Ordinea în listă este calculată automat, din ordinea confirmărilor și din invitații. Ea nu produce efecte juridice și nu te afectează în alt mod semnificativ: stabilește doar când ești invitat să folosești aplicația. Poți cere oricând intervenția unui om, îți poți exprima punctul de vedere sau poți contesta ordinea, scriindu-ne la adresa de mai sus.

4. Emailurile pe care le primești

Primești un email de confirmare și, după confirmare, unul de bun venit cu locul tău și linkul de invitare. Ulterior îți putem trimite emailuri despre lansarea ProbaBill, acces și noutăți, doar pentru că ți-ai dat acordul prin înscriere (art. 12 din Legea nr. 506/2004). Fiecare email conține linkuri de dezabonare și de ștergere a datelor, care funcționează cu un singur clic.

5. Cui transmitem datele

Nu vindem datele tale. Le folosesc doar furnizorii de care avem nevoie ca să funcționăm, în calitate de împuterniciți, obligați contractual să le protejeze:

• Hetzner Online GmbH — găzduirea serverelor, în Uniunea Europeană.
• SMTP2GO — trimiterea emailurilor. Folosim servere din Uniunea Europeană; furnizorul este o societate din afara SEE, iar dacă datele sunt accesate de acolo se aplică garanțiile prevăzute de GDPR, în special clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.
• Cloudflare, Inc. — rețea de livrare și protecție a site-ului; poate procesa adresa IP la fiecare vizită.
• Anthropic, PBC (SUA) — doar dacă administratorul firmei pornește asistentul Bill; vezi mai sus.
• codeCRM — sistemul propriu al Codelines Web SRL, în care păstrăm contactele (inclusiv mesajele de contact și înscrișii confirmați) ca să le urmărim și să-ți răspundem. Este același operator și aceleași scopuri; datele nu ies din grupul nostru.

Putem comunica date autorităților, doar atunci când legea ne obligă.

6. Cât păstrăm datele

• Lista de așteptare: până la 12 luni după lansarea aplicației sau până îți retragi consimțământul ori ceri ștergerea, oricare vine prima.
• Mesajele de contact: 12 luni de la ultimul mesaj, apoi le ștergem sau le anonimizăm.
• Datele din aplicație: cât timp ai cont activ. După închiderea contului rămân disponibile pentru export cel puțin 30 de zile, apoi sunt șterse definitiv; din copiile de siguranță dispar la rotirea lor. Tu răspunzi de arhivarea documentelor tale conform legii, deci îți recomandăm să-ți păstrezi exporturile.
• Jurnalele tehnice ale serverului: perioade scurte, doar pentru securitate.

7. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție (inclusiv față de prelucrările bazate pe interesul nostru legitim), precum și dreptul de a-ți retrage consimțământul oricând, prin linkul de dezabonare din orice email sau scriindu-ne. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrărilor de până atunci. Îți răspundem în cel mult 30 de zile. Ai și dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, dataprotection.ro).

8. Minori

ProbaBill se adresează firmelor și persoanelor majore. Nu colectăm intenționat date de la minori sub 16 ani. Dacă aflăm că am făcut-o, le ștergem.

9. Cookie-uri

Site-ul folosește cookie-uri strict necesare (sesiune, securitate, memorarea alegerii tale despre cookie-uri). Nu folosim cookie-uri de reclamă. Dacă adăugăm măsurători de audiență, îți cerem acordul înainte.

10. Securitate

Protejăm datele prin conexiune criptată, acces restricționat, autentificare în doi pași obligatorie pentru toate conturile, tokenuri ANAF păstrate criptat, copii de siguranță și monitorizare. Dacă apare un incident care îți afectează drepturile, te informăm și anunțăm autoritatea, conform legii.

← Înapoi la prima pagină