Cât de simplu trebuie să fie emiterea unei facturi

Emiterea unei facturi este una dintre cele mai repetate treburi dintr-o firmă mică. Tocmai de aceea contează cât de multe ecrane, câmpuri și clicuri stau între tine și documentul gata de trimis. O interfață de emitere bine făcută se vede imediat: nu trebuie să citești un manual ca să scoți prima factură, iar a suta factură durează mai puțin decât prima.

Cum arată o interfață de emitere bine făcută

Indiferent de program, câteva lucruri separă o interfață comodă de una obositoare:

• Un singur ecran pentru client, produse și totaluri, nu un șir de pagini prin care te plimbi.
• Valori implicite rezonabile: data de azi, scadența calculată din regula firmei, cota de TVA obișnuită, moneda firmei. Tu le schimbi doar când e nevoie.
• Numărul din serie dat automat, la emitere, fără goluri și fără să-l scrii de mână.
• Câmpuri pe care le înțelegi. Dacă un câmp nu are rost pentru tine, nu ar trebui să te oprească din lucru.
• Greșelile se repară ușor: o ciornă se modifică, o factură emisă se corectează prin storno, iar o factură repetitivă se copiază, nu se rescrie.

Ce să urmărești când compari programele de facturare

Programele de facturare rezolvă aceleași nevoi în feluri diferite. Ca să le compari cinstit, merită să emiți aceeași factură în fiecare și să notezi, concret:

1. Câți pași trec de la contul nou la prima factură emisă.
2. Cum adaugi un client: scrii totul de mână sau pornești de la CUI și datele vin din ANAF?
3. Cum adaugi un produs și cum schimbi un preț: poți modifica prețul direct pe rândul facturii, fără să umbli în catalog? Poți alege dacă prețul e fără TVA sau cu TVA inclus?
4. Cum trimiți documentul clientului și dacă rămâne urmă a trimiterii.
5. Cum încasezi, stornezi sau copiezi o factură: la un clic, din pagina facturii, sau prin meniuri ascunse?
6. Cum ajunge factura la ANAF: verifici înainte? Trimiți din același loc? Vezi starea fără să deschizi altă platformă?

Răspunsurile la aceste întrebări contează mai mult decât lista de funcții de pe site-ul oricărui program.

Cum arată asta în ProbaBill

În ProbaBill, un cont nou are un buton, Prima factură în 2 minute, care adună într-o singură pagină firma, clientul și produsul. Scrii CUI-ul, apeși „Completează din ANAF”, iar denumirea și adresa vin singure. Apoi alegi ce vinzi și apeși „Emite factura”. Pașii sunt descriși în manualul aplicației.

Pe formularul obișnuit de factură găsești aceeași idee, aplicată la lucrurile de zi cu zi:

• Clientul se adaugă cu CUI, direct din factură, cu datele din ANAF (cum adaugi un client).
• Produsul poate fi ales din catalog sau scris liber, iar prețul se modifică direct pe rând, cu opțiunea „fără TVA” sau „TVA inclus” pentru fiecare rând (produse și categorii).
• Scadența se completează din numărul de zile setat de firmă și o poți schimba pe fiecare factură (scadența facturii).
• Valuta: produsul poate avea moneda lui, iar la o factură în altă monedă prețul se convertește la cursul BNR (factura în valută).
• Copiază factura creează o ciornă nouă, cu același client și aceleași rânduri, pe care o modifici și o emiți (copiază factura).

După emitere, pagina facturii are o bară de unelte: trimite pe email, înregistrează o plată, emite chitanță, stornează, descarcă PDF sau XML, vezi jurnalul trimiterilor. Emailul către client nu pleacă singur: îl trimiți tu, cu PDF-ul atașat, iar fiecare trimitere apare în jurnalul facturii (trimiterea pe email).

Cum ajunge factura la ANAF, fără bătaie de cap

Pentru facturile către firme din România, trimiterea în e-Factura se face din pagina facturii, în pași scurți:

1. conectezi firma la ANAF, o singură dată, din Setări (conectarea și trimiterea);
2. apeși „Verifică pentru e-Factura”: aplicația pregătește fișierul XML și îți arată dacă ANAF l-ar respinge și ce ai de corectat (verificarea facturii);
3. trimiți factura la ANAF, iar statusul (netrimisă, verificată, trimisă, acceptată sau respinsă) apare în bara facturii.

Pentru facturile în valută către clienți din România, TVA-ul se transmite în lei, la cursul BNR. Facturile către clienți din afara României nu se transmit în SPV, iar aplicația te avertizează când alegi un astfel de client și îți amintește că tratamentul TVA depinde de situația ta (clienți din străinătate). Textele din aplicație sunt orientative: pentru cazurile speciale, confirmă cu contabilul tău.

Manualul, la un clic distanță

Fiecare ecran important are un articol în manualul aplicației, în limba română, cu capturi și pași: de la datele firmei și prima factură, până la plăți, storno, e-Factura și exporturile pentru contabil. Începe cu bara de unelte a facturii și continuă cu ce ai nevoie în ziua respectivă.

Pe scurt

O interfață de emitere bună nu se judecă după numărul de funcții, ci după timpul de la „vreau să facturez” la „factura e la client și la ANAF”. Dacă vrei să vezi cum arată asta în practică, deschide ProbaBill și parcurge pagina „Prima factură în 2 minute”.