Diferența dintre factură și proformă: ghid pe scurt

Pentru multe firme mici, diferența dintre factură și proformă devine clară abia când apare prima confuzie cu un client: a plătit proforma și întreabă de ce nu e și factură, sau invers, așteaptă o proformă și primești întrebarea de ce ai trimis deja factură. Pe lângă aceste două documente, în activitatea curentă mai apar avizul de însoțire a mărfii și chitanța. Fiecare are un rol precis, iar folosirea lor corectă evită neclarități cu clienții și cu contabilul.

Ce este proforma și când o folosești

Proforma este, în esență, o ofertă fermă transformată în document: arată clientului ce urmează să primească, la ce preț, și servește ca bază pentru o plată în avans sau pentru confirmarea comenzii. Proforma nu este un document fiscal și nu înlocuiește factura. O emiți de obicei înainte ca marfa sau serviciul să fie livrat, atunci când vrei ca mai întâi clientul să confirme și, eventual, să achite.

Exemplu simplu

O firmă mică de mobilă la comandă trimite unui client o proformă cu prețul total al mobilierului, pentru ca acesta să plătească un avans înainte de a începe producția. Abia după livrare se emite factura finală.

Ce este factura și de ce contează

Factura este documentul fiscal propriu-zis: cel care generează obligații de TVA (dacă firma este plătitoare), cel care intră în contabilitate și cel pe care îl va cere clientul pentru decontare sau deducere. Spre deosebire de proformă, factura se emite de regulă după livrarea bunului sau prestarea serviciului, chiar dacă plata a fost făcută anterior pe baza unei proforme.

• Proforma pregătește și confirmă o tranzacție.
• Factura o finalizează din punct de vedere fiscal și contabil.
• O proformă poate rămâne fără urmare, dacă clientul renunță; o factură emisă are regimul ei legal.

Avizul de însoțire a mărfii

Avizul se folosește atunci când marfa pleacă fizic de la furnizor către client, dar factura nu este emisă în același moment. Este des întâlnit la firmele care livrează produse: mărfurile circulă cu avizul, iar factura se emite ulterior, uneori centralizat pentru mai multe livrări dintr-o perioadă.

Exemplu simplu

Un mic distribuitor de produse alimentare livrează marfă zilnic către mai multe magazine. Pentru fiecare livrare emite un aviz, iar la final de săptămână sau de lună centralizează totul într-o factură.

Chitanța și rolul ei

Chitanța atestă o încasare în numerar. Este utilă mai ales pentru firmele care primesc plăți cash de la clienți persoane fizice sau juridice și trebuie să dovedească, pe hârtie, că suma a fost efectiv încasată. Chitanța nu înlocuiește factura; de obicei însoțește o factură deja emisă sau o completează, pentru partea de încasare.

Cum alegi documentul potrivit

Câteva repere generale, utile pentru o firmă mică aflată la început de drum:

• Dacă vrei confirmarea clientului sau un avans înainte de livrare, foloseşti proforma.
• Dacă marfa a fost livrată sau serviciul a fost prestat, emiţi factura.
• Dacă marfa circulă fără factură imediată, foloseşti avizul de însoțire.
• Dacă încasezi cash, emiţi și o chitanță.

O greșeală frecventă la firmele mici este emiterea facturii prea devreme, direct ca proformă, sau invers, confundarea proformei cu un document fiscal valabil pentru deducere. Un alt obstacol este gestionarea separată, în fișiere sau caiete diferite, a proformelor, facturilor și avizelor, ceea ce duce ușor la pierderea evidenței: ce a fost plătit, ce a fost livrat și ce mai trebuie facturat.

Un program care ține toate documentele la un loc

Pentru o firmă mică, cel mai simplu este ca toate aceste documente să fie emise din același loc, legate între ele. ProbaBill este un program de facturare în limba română în care poți emite facturi, proforme, avize, chitanțe, storno și oferte, astfel încât o proformă confirmată de client să poată fi transformată ușor în factură, iar o livrare cu aviz să fie regăsită ulterior la facturare. Programul are și integrare cu RO e-Factura, pentru transmiterea facturilor în SPV și preluarea automată a celor primite, plus suport pentru e-Transport. Pentru firmele care lucrează și cu clienți din afara țării, ProbaBill emite facturi în valută cu cursul BNR, iar pentru cele cu încasări recurente există facturi recurente. Datele pot fi importate din alte programe de facturare, din codeCRM sau din Excel/CSV, cu previzualizare înainte de confirmare.

Concluzie

Proforma pregătește o vânzare și poate susține o plată în avans, factura o finalizează fiscal, avizul însoțește marfa pe drum, iar chitanța confirmă o încasare în numerar. Folosite corect, aceste patru documente țin ordine în activitatea unei firme mici și scutesc de neclarități cu clienții sau cu contabilul. Dacă vrei să le gestionezi dintr-un singur loc, poți încerca ProbaBill, care are în prezent o ofertă de lansare: gratuit pentru primele 1.000 de firme, în condițiile afișate pe probabill.ro.