Cum te muți din alt program: clienți și produse

Dacă ai lucrat până acum în alt program, nu trebuie să rescrii nimic de mână. Deschide Clienți sau Produse și apasă Importă (sau, din cardul „Primii pași”, sau importă din alt program). Te ghidează un asistent în cinci pași (Programul → Fișierul → Coloanele → Verificarea → Gata) și te duce prin trei mutări: clienții tăi (firmele cărora le emiți facturi), produsele și serviciile și facturile emise.

1. Alegi programul

Poți alege SmartBill, Oblio, FGO, Factureaza.ro, codeCRM sau Alt program / Excel. Fiecare are un ghid scurt: unde dai click în programul vechi ca să exporți clienții și produsele în Excel sau CSV, cu link către ghidul oficial al programului.

• SmartBill: Nomenclatoare → Clienți → Exportă și Nomenclatoare → Produse. Recunoaștem direct fișierele (inclusiv rândurile de instrucțiuni de la produse și coloana „Prețul conține TVA”).
• Oblio: produsele din Setări → Produse → Exporta; facturile din Import / Export.
• FGO: facturile din Facturare → Exporta excel; clienții și articolele din paginile lor.
• Factureaza.ro: Clienți → Exportă (alegi formatul).

Pentru Oblio, FGO și Factureaza.ro, documentația lor nu enumeră coloanele fișierelor, așa că ProbaBill le potrivește după nume, iar tu le verifici la pasul 3. Dacă nu găsești butonul de export, copiază tabelul de pe ecran într-un Excel și încarcă-l: funcționează la fel.

2. Încarci fișierul

Începe cu clienții, apoi produsele. Se acceptă CSV, XLSX, XLS și ODS, până la 5 MB și 5.000 de rânduri. Nu ai fișier? Descarcă un model gol de pe aceeași pagină.

3. Verifici coloanele

ProbaBill potrivește singur coloanele. Dacă a recunoscut un export cunoscut (SmartBill), îți spune. Dacă nu, aruncă o privire și corectează ce nu e potrivit; durează un minut.

4. Previzualizarea

Vezi câte înregistrări se adaugă, câte există deja la tine și câte au probleme. Încă nu s-a scris nimic.

5. Importul și rezultatul

Apeși Importă și vezi progresul. La final primești rezultatul și poți apăsa Anulează importul, dacă nu ești mulțumit.

Ce nu se dublează

Un client care există deja (același CUI, același email sau aceeași denumire) nu se adaugă a doua oară. Alegi dacă acele rânduri se sar sau dacă se completează câmpurile goale; nimic din ce ai scris tu nu se înlocuiește. La produse, dacă fișierul are cod, produsul se potrivește după cod; altfel, după denumire.

Ce trebuie să știi

• Prețurile: în catalog, prețul unitar e fără TVA. Dacă fișierul are o coloană „Prețul conține TVA” și una cu cota, ProbaBill scade TVA-ul rând cu rând. Dacă nu, alegi la pasul 3 „fără TVA” sau „cu TVA inclus” și cota. Previzualizarea arată prețul rezultat. Prețurile în altă monedă decât lei se importă ca atare, cu un avertisment.
• Codurile de produs în ProbaBill au 3–6 litere sau cifre. Un cod din fișier care nu respectă formatul primește un cod nou, iar cel original se păstrează în descrierea produsului.
• Localitatea și județul se potrivesc cu listele aplicației. Ce nu se recunoaște se păstrează în adresă.
• Unitățile de măsură (buc, oră, lună, kg…) se potrivesc cu cele din ProbaBill; o unitate necunoscută primește unitatea implicită.
• Clienților importați nu li se trimite niciun email.
• Dacă încarci lista de facturi la „clienți” sau „produse”, ProbaBill te oprește și îți spune unde să o încarci.

Facturile tale emise (pasul 3)

Istoricul facturilor se mută după clienți. Pentru fiecare factură, ProbaBill păstrează numărul original, data, scadența, valorile și starea (încasată sau neîncasată). Stornările rămân stornări, legate de factura stornată. Dacă o factură are un client care lipsește din lista ta, îl creăm automat.

• Exportul programului vechi conține doar totalurile, deci fiecare factură apare în ProbaBill cu un singur rând, cu suma ei. Rândurile reale (produsele) rămân în programul vechi.
• Facturile mutate nu se retrimit la ANAF (au fost deja raportate de acolo), nu primesc emailuri de reamintire, nu se mai pot modifica (pentru corectură emiți o factură storno) și nu se numără la „primii 1.000”.
• Pentru facturile neîncasate poți înregistra plata normal, în ProbaBill. Pentru cele încasate, data plății nu e în export, deci se folosește data scadenței.
• Numerotarea continuă: după import, prima factură emisă în ProbaBill primește numărul următor din seria veche (de exemplu după FCODE-20250086 vine FCODE-20250087). Dacă ai deja facturi emise în ProbaBill, seria ta nu se schimbă.
• Arhiva lunară pentru contabil cuprinde doar documentele emise în ProbaBill, nu pe cele mutate.

Dacă nu ești mulțumit

Pe pagina cu rezultatul apasă Anulează importul. Se șterg clienții și produsele adăugate de el. Cele deja folosite pe facturi rămân. Completările făcute pe înregistrări existente nu se desfac.